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2024-03-20 10:36:01
在Excel中输入数据时,有时会遇到大量重复数据。比如有一个工作表,第一列显示任务名称,第二列显示任务执行人,第三列显示执行人性别,其中任务执行人由固定人数交替执行,性别明显不分男女,也是重复的。这种情况下,可以设置Excel数据的有效性,既可以避免重复输入,又可以保证不出错。
首先,将光标移动到“性别”列的顶部。这时光标会变成向下的箭头。此时,单击将选择整个列。
切换到数据选项卡,单击数据验证,并继续从下拉菜单中单击数据验证。
在弹出的数据校验对话框中,将校验条件中的“允许”设置为“序列”,直接在来源中输入“公母”(不含外部引号,用英文逗号分隔)。
现在输入性别,就不用一个一个手动输入了。你只需要点击下拉按钮,直接从下拉项目中选择。
扩展技能1:
除了上面提到的直接输入选项,还有一种方法,就是先在Excel表格的某个地方输入选项。然后同上,在all中选择“执行者”一栏,弹出数据验证对话框,将验证条件设置为“序列”。在“来源”项中,不需要手动输入,只需点击右边的彩色按钮,然后选择表格中已经输入的数据项即可。这些数据项的位置将自动显示在数据验证框中。再次单击右侧的彩色按钮进行确认,返回到完整的数据验证对话框,然后单击“确定”。
此时,在Performer中,不需要逐个输入表演者姓名,只需点击下拉按钮,进行选择即可。
扩展技能2:
如果强行输入设定数据校验以外的值,系统会弹出数据校验不匹配的警告,以确保输入正确。
如果你觉得上面提示框的警告过于生硬,其实可以自定义自己的提示。在数据验证对话框中,切换到“错误警告”,可以随意选择警告样式或设置警告提示。
怎么样,这个Excel数据验证很有用吗?对了,这个功能在WPS中也是适用的,但是在WPS中,叫做“数据有效性”。
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